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La gestión del negocio siempre ha sido uno de los puntos débiles (pero de los más importantes) que a los emprendedores y gerentes ha dado dolores de cabeza.
Queremos que nuestro negocio crezca, tanto en números como en reconocimiento, que se expanda y que saque su máximo potencial.
No obstante, esto implica una gestión más compleja. Más atención al detalle, mayor control y, obviamente, una mayor eficiencia.
Esto no debe confundirnos y hacernos pensar que la gestión es consecuencia de un negocio que crece. Por el contrario es, sobre todo, la causa. Un negocio eficiente y productivo no tardará en crecer y expandirse si es gestionado de la manera correcta.
Sin embargo, no hay elementos que definan lo que es una buena gestión de un negocio. No existe un manual universal que nos indique los pasos a seguir para alcanzar el éxito.
Cada situación es particular y requerirá que se lleven a cabo ciertas acciones por el bien del negocio y su futuro.
A pesar de esto, hemos hecho una breve selección de conceptos que creemos son bastante universales y que seguramente puedan aplicarse a cualquier negocio.
Se trata de prácticas, acciones y cambios que sin duda te podrán ayudar con la gestión de tu negocio.
Digitalización
Podemos afirmar, sin miedo a equivocarnos, que en pleno siglo XXI, un negocio digital tiene muchas más posibilidades de ser exitoso que un negocio físico tradicional.
El alcance, la comodidad, la inmediatez o la accesibilidad a la hora de hacer la compra son factores clave para entender el secreto del éxito de los negocios digitales.
Sin embargo, no se trata simplemente de crear una tienda online. Toda su gestión debe estar enteramente digitalizada para que su funcionamiento sea óptimo.
Desde el inventario, hasta las compras y los documentos, todo debe ser digital y estar conectado. Los archivos y datos deben poder trasvasarse de un departamento a otro y todo debe estar fácilmente accesible y disponible en todo momento.
Para esto, es particularmente necesario digitalizar, en el sentido literal de la palabra, todos los documentos importantes y relevantes, para salvaguardarlos y hacerlos más accesibles.
Utilizando un programa OCR, podremos hacerlo de manera fácil y rápida. Si no sabes qué significan las siglas OCR, se trata de un programa que nos permite convertir documentos físicos en digitales.
Si al OCR le añadimos un buen servidor en la nube, podremos tener todos los documentos al alcance de la mano, completamente digitalizados e indexados.
En definitiva, empezar a trabajar de forma digital es clave ya que nos permitirá gestionar nuestro negocio de manera más ágil y rápida.
Utilizar herramientas para mejorar la eficiencia
Siguiendo los pasos del punto anterior, hoy en día si queremos llevar a cabo una gestión óptima de nuestro negocio es necesario utilizar herramientas digitales que nos ayuden a poder hacerlo de forma más eficiente.
Afortunadamente, existen miles de distintos software que podemos encontrar realizando una simple búsqueda. Pueden ir desde los más genéricos y universales, a aquellos más específicos y centrados en un solo tipo de negocio o sector.
En esto debemos basar nuestra búsqueda, las necesidades y particularidades de nuestro negocio. Si nuestro negocio es textil, un programa para asesorías probablemente cause más problemas que soluciones.
No obstante, también existen herramientas que pueden ser muy útiles aunque sean genéricas:
- ERP: se trata de softwares que se encargan de la gestión de los recursos de la empresa. Incluyen distintos módulos para gestionar los varios departamentos bajo un solo mando.
- CRM: cuando un ERP es demasiado, simplemente un gestor de relaciones con clientes puede ayudarnos tanto a gestionar las ventas, como la atención al cliente.
- SCM: estos programas se centran en el suministro. Desde la logística, el inventario, el aprovisionamiento y el servicio post venta. Los SCM nos ayudan con la gestión y coordinación de la cadena.
Dependiendo de las necesidades de tu negocio, necesitarás un tipo de software u otro. Si tienes dudas, siempre es mejor empezar por los más genéricos, para acostumbrarse a su uso y probar de primera mano sus beneficios.
En todo caso, la gestión interna debe realizarse utilizando softwares específicos, de lo contrario nunca conseguiremos ser realmente eficientes.
Datos y análisis
La mejor manera de saber si nuestra gestión está siendo óptima o no, es a través del análisis de datos y resultados. Estos no mienten y, por lo general, no son susceptibles a interpretaciones.
Unos números negativos continuados en el tiempo no dejan dudas, es necesario un cambio para revertir la situación o puede que nuestro negocio no prospere.
Sin embargo, no debemos pensar que números positivos son sinónimos de relajación. Si nos dormimos en los laureles, es posible que esos números empeoren en breve si no hacemos nada.
Para gestionar un negocio debemos hacer un control periódico y exhaustivo de los resultados y de los datos disponibles. Afortunadamente, la gran mayoría de herramientas digitales que mencionamos previamente pueden ayudarnos.
Todo programa digital, recopila datos constantemente y genera informes que nos pueden ayudar a ver la situación de nuestro negocio de forma clara y, quizás, desde una nueva perspectiva.
Esto no solamente sirve para medir el estado de nuestro negocio, también nos puede ayudar a evaluar el resultado de determinadas modificaciones. Si hemos cambiado algún método, añadido o quitado herramientas o simplemente hecho mejoras en un proceso particular, podremos verlo reflejado en los datos.
stos datos nos dirán si estos cambios están dando los resultados esperados o si, por el contrario, han empeorado o no ha variado nada a partir de su uso.
Los datos y su análisis son, por tanto, algo imprescindible en una correcta gestión empresarial. Nos ayudan a ver cómo y de qué manera mejorar y, también, como hacer para seguir mejorando.
Estrategia y planificación
Llegados a este punto habrán notado que no se trata de una lista en orden cronológico, de lo contrario este tendría que ser el punto de partida.
Es justamente de eso que se trata la planificación, de sentar las bases para un éxito futuro. Una correcta planificación debe llevarse a cabo desde el principio, ya que nos ayudará a crecer y seguir una senda preestablecida.
No se puede hablar de planificación sin estrategia, ya que son dos elementos que van de la mano y se complementan para obtener los mejores resultados posibles.
Para poder llevar a cabo lo planeado, y hacerlo de la manera más eficaz posible, es necesario trazar una estrategia que ayude a alcanzar los objetivos.
Pueden ser de dos tipos:
- A largo plazo: planes pensados para una aplicación que dure varios años a lo largo del tiempo.
- A corto plazo: aquellos planes más inmediatos, enfocados en resolver cuestiones más cercanas en el tiempo.
Dependiendo del tipo de necesidad o urgencia, será necesario trazar un plan u otro. Sin embargo, no son excluyentes, podemos tener un plan a largo plazo para un objetivo más macro y otro, o varios, para distintas cuestiones que sean alcanzables más rápidamente.
En ambos casos, lo importante es siempre contar con un plan que seguir y al que aferrarse. Un plan que nos ayude a marcar el camino y llegar a alcanzar los objetivos que nos proponemos a través de la estrategia establecida.
Investigación e innovación
Varias veces a lo largo del texto hemos hablado, de manera más o menos directa, de los riesgos del estancamiento. Crear un negocio es solo el principio y, si queremos que sea exitoso, tendremos que estar constantemente buscando mejoras.
A priori, podemos pensar que nuestro sistema y nuestra gestión ya está optimizada, ya que los resultados son positivos. Pero nadie nos asegura que este sistema seguirá funcionando siempre.
Debemos estar en constante investigación y búsqueda de nuevas formas de llevar a cabo lo que hacemos. El avance tecnológico va a un ritmo que no nos permite descuidarnos ni un segundo.
A diario se crean y lanzan al mercado nuevas soluciones que pueden ser justo lo que necesitamos. Debemos estar atentos y pendientes para conocerlas y ver si pueden ajustarse a lo que nuestro negocio necesita.
Por tanto, es importante siempre echar un ojo y estar actualizado a las últimas novedades que salen en el mercado. La herramienta ideal que solucione nuestros problemas puede estar a la vuelta de la esquina.
Conclusión
No queremos desalentar a nadie, pero montar y gestionar un negocio no es sencillo. Por lo menos, un negocio que sea exitoso.
Requiere mucho tiempo, trabajo y dedicación, como hemos podido ver. Sin embargo, si somos emprendedores, lejos de ahuyentarnos, debería ser un motivo más para lanzarnos en esta aventura.
Si tenemos claro estos conceptos de los que hemos hablado, seguimos los pasos y hacemos una investigación y estudio propio de nuestro negocio, tenemos ya todo lo necesario para ir bien encaminados hacia el éxito.
En el fondo, se trata de una correcta planificación, bien aplicada utilizando las herramientas correctas, digitales y modernas. Con este sencillo esquema en mente, la gestión de tu negocio no será un problema.
