Descarga gratis los nuevos formatos de libros contables

¿Sabías que, además de presentar tus declaraciones trimestrales y anuales, tienes que tener, obligatoriamente, libros contables que soporten esa información que declaras en los impuestos que presentas? Mucha gente (y muchas gestorías) no los hacen, pero, en caso de inspección, es lo primero que pide Hacienda, así que, en el post de hoy, te traigo el formato oficial de libros en Excel para que los descargues y una chuleta para que aprendas a rellenarlos.

Comenzaré explicándote que, como normal general, un autónomo está obligado a llevar tres tipos de libros:

  • Ventas e ingresos.
  • Compras y gastos.
  • Bienes de inversión.

Dependiendo de tu actividad concreta, porque hay distintos regímenes (recargo de equivalencia, módulos, etc), llevarás unos, otros, o solo alguno de ellos (consulta siempre con tu gestor, o pregúntame en comentarios y te digo cuales te corresponde llevar).

Vamos a ver cada uno de ellos, te explico que información ha de contener, como rellenarlos, con ejemplos prácticos y te indico, para que descargues, la plantilla de cada uno, para que la uses en tu negocio.

LIBRO DE VENTAS E INGRESOS

En este libro se anotan todos los tipos de ingresos que recibamos en nuestra actividad, desde las facturas, facturas simplificadas (tickets) que emitamos, como otros posibles ingresos que podamos recibir (subvenciones, ayudas, etc).

Te indico, primero, una cuestión importante a tener en cuenta, y que mucha gente desconoce (sobre todo para tiendas online):

No estamos obligados a emitir factura completa (don los datos del cliente) cuando:

  1. Nuestra actividad está exenta de IVA (formación, por ejemplo), salvo servicios sanitarios.
  2. Estemos en régimen de recargo de equivalencia (comercios físicos u online de compraventa de productos sin transformación).
  3. Ventas al por menor (particulares) inferiores a 3.000€ IVA incluido) en operaciones interiores (no intracomunitarias).

No obstante, si tu cliente es profesional autónomo o empresa, o incluso un particular, y te pide factura, tendrás obligación de hacerla.

Descarga el libro oficial de ventas e ingresos admitido por la Agencia Tributaria en caso de inspección.

Te enseño como rellenarlo, columna a columna:

  • Autoliquidación:
    • Ejercicio: pondremos el año con cuatro dígitos.
    • Período: indicaremos si es 1T (enero, febrero, marzo), 2T (abril, mayo, junio), 3T (julio, agosto, septiembre), 4T (octubre, noviembre, diciembre).
  •  Actividad:
    • Tipo: indicaremos 1 para epígrafes empresariales y 2 para profesionales.
    • Grupo/Epígrafe IAE: indicaremos el epígrafe al que corresponde el ingreso que estamos anotando.
  • Tipo de factura: Indicaremos el código de la factura de la siguiente forma (os indico los más comunes):
    • F1: para facturas en las que indicamos los datos del cliente (con DNI), factura completa, vaya.
    • F2: para facturas simplificadas, sin datos del cliente.
    • F4: asiento resumen de facturas (para cuando queremos anotar el cierre total diario de caja de facturas simplificadas, por ejemplo).
    • R1: factura rectificativa (abono) cuando sean: facturas con descuentos para facturas ya emitidas o facturas rectificativas por orden judicial (no concurso de acreedores).
    • R2: factura rectificativa en caso de concurso de acreedores de nuestro cliente, para recuperar el IVA que la factura impagada.
    • R3: factura rectificativa por que nuestro cliente no nos vaya a pagar la factura a la que hace referencia.
    • R4: resto de facturas rectificativas que no quepan en los casos R1, R2 o R3.
    • R5: factura rectificativa de facturas simplificadas (tickets).
    • SF: anotación sin factura (una subvención o ayuda, por ejemplo).
  • Concepto de ingreso:
    • I01: ingresos de explotación: los ingresos habituales del negocio, las ventas (facturas, tickets, etc).
    • I02: ingresos financieros: intereses de bancos, de fraccionamientos de cobros de facturas, etc.
    • I03: ingresos por subvenciones corrientes.
    • I04: ingresos por subvenciones de capital.
    • I05: IVA emitido (recargo de equivalencia).
    • I06: Variación de existencias (existencias a finales de año).
    • I07: Otros ingresos.
    • I08: Autoconsumo de bienes o servicios (cuando damos muestras de productos o los usamos en presentaciones).
    • I09: Ventas de elementos de inmovilizado del negocio.
  • Ingreso computable: pondremos el importe de la base imponible de la factura o ayuda/subvención recibida.
  • Fecha expedición: fecha que indica la factura emitida.
  • Fecha de operación: normalmente será la misma que la fecha de expedición (por no entrar en demasiados detalles), salvo si es una factura rectificativa, que, entonces, indicaremos la fecha de la factura sobre la que estamos haciendo el abono, o, si es un asiento resumen de facturas, en la fecha de operación indicaremos la última fecha del bien vendido o prestación de servicios realizada.
  • Identificación de la factura:
    • Serie: si utilizas distintas series (las rectificativas normalmente usan la serie “R”), indicarás aquí la misma (por ejemplo, si haces facturas a mano y luego tienes tienda online, lo ideal es llevar dos series, la manual y la tienda online, porque cada una seguirá su numeración).
    • Número: número de factura.
    • Número-final: esta casilla es por si estas indicando asiento resumen de facturas.
  • NIF destinatario:
    • Tipo: según quien sea tu cliente indicaremos esta codificación (el 01 sería para un DNI-NIE normal, pero no se suele poner):
      • 02: NIF-IVA operador intracomunitario.
      • 03: Pasaporte.
      • 04: Identificación oficial del país del cliente.
      • 05: Certificado de residencia.
      • 06: Otro documento probatorio.
    • Código país: si el cliente no es español, indicaremos el código del país según esta tabla oficial de Hacienda.
    • Identificación: numeración del NIF, NIE, NIF-IVA, VAT, etc del cliente.
  • Nombre destinatario: nombre del cliente u organismo que ha concedido la ayuda, subvención, etc. Si el apunte es sobre una venta (o resumen de ventas) de facturas simplificadas, pondremos “venta por caja”.
  • Clave de operación: lo dejaremos en blanco (nunca eliminar columnas), esto solo se rellena para contribuyentes que estén en régimen de caja.
  • Total factura: suma de las casillas “base imponible” + “cuota iva repercutida” + “cuota req. equivalencia”.
  • Base imponible: base imponible de la factura a efectos de IVA, recargo de equivalencia y retención de IRPF, en su caso.
  • Tipo de IVA: indicaremos “0”, “4”, “10” o “21”, según el IVA que lleve la factura.
  • Cuota IVA repercutida: cuota de IVA correspondiente.
  • Tipo de Rec. Equivalencia: indicaremos “0,50”, “1,40” o “5,20” según si estamos aplicando el IVA al 4%, 10% o 21% en nuestra factura. Si tu factura en esta ocasión no lleva recargo de equivalencia, porque no vendas a comercios tus productos, o vendas servicios, estas columnas las dejarás siempre vacías.
  • Cuota Rec. Equivalencia:  importe correspondiente al recargo indicado.
  • Cobro: estas 4 columnas solo las rellenarán los que estén en criterio de caja.
  • Tipo retención del IRPF: indicaremos si la factura lleva el 7% o el 15% de retención.
  • Importe retención del IRPF: indicaremos el importe correspondiente a la retención aplicada.

LIBRO DE COMPRAS Y GASTOS

En este libro se anotan todo tipo de gastos y compras que tengamos en la actividad: desde facturas de materiales y productos para la venta, hasta los recibos de autónomo, gastos financieros, etc.

Descarga el libro oficial de compras y gastos admitido por la Agencia Tributaria en caso de inspección.

Te enseño como rellenarlo, columna a columna:

  • Autoliquidación:
    • Ejercicio: pondremos el año con cuatro dígitos.
    • Período: indicaremos si es 1T (enero, febrero, marzo), 2T (abril, mayo, junio), 3T (julio, agosto, septiembre), 4T (octubre, noviembre, diciembre).
  •  Actividad:
    • Tipo: indicaremos 1 para epígrafes empresariales y 2 para profesionales.
    • Grupo/Epígrafe IAE: indicaremos el epígrafe al que corresponde el gasto que estamos anotando.
  • Tipo de factura: Indicaremos el código de la factura de la siguiente forma (os indico los más comunes):
    • F1: para facturas en las que tenemos nuestros datos como cliente indicados.
    • F2: para facturas simplificadas, sin nuestros datos como cliente.
    • F4: asiento resumen de facturas.
    • R1: factura rectificativa (abono) cuando sean: facturas con descuentos para facturas que ya nos han emitido o facturas rectificativas por orden judicial (no concurso de acreedores).
    • R2: factura rectificativa en caso de concurso de acreedores como cliente.
    • R3: factura rectificativa por que nosotros, como cliente, no vamos a pagar la factura de gasto/compra.
    • R4: resto de facturas rectificativas que no quepan en los casos R1, R2 o R3.
    • R5: factura rectificativa de facturas simplificadas (tickets).
    • SF: anotación sin factura (recibo de autónomo, gastos financieros, seguros, etc)
  • Concepto de gasto:
    • G01: Compras de existencias (compras de elementos que luego vendemos).
    • G02: Variación de existencias (importe de las existencias a finales de año).
    • G03: Otros consumos de explotación (material de oficina, envases, embalajes, etc.)
    • G04: Sueldos y salarios (nóminas de los trabajadores).
    • G05: Seguridad social a cargo de la empresa (seguros sociales de los trabajadores en nómina).
    • G06: Seguridad social del autónomo (RETA) o mutualidad.
    • G07: Indemnizaciones pagadas.
    • G08: Dietas y asignaciones de los empleados.
    • G09: Aportaciones a sistemas de previsión social de los empleados.
    • G10: Otros gastos de personal (formaciones, uniformes, etc).
    • G11: Gastos de manutención del contribuyente (dietas del autónomo).
    • G12: Arrendamientos y cánones (alquileres pagados).
    • G13: Reparaciones y conservación (del local, vehículos afectos, etc).
    • G14: Luz.
    • G15: Agua.
    • G16: Gas.
    • G17: Telefonía e internet.
    • G18: Otros suministros.
    • G19: Servicios de profesionales independientes (otros autónomos que te facturen con o sin retención).
    • G20: Primas de seguros (responsabilidad civil, locales, vehículos, etc).
    • G21:  Trabajos subcontratados a terceros (salvo reparaciones y conservación y servicios profesionales independientes).
    • G22: Otros servicios exteriores.
    • G23: Intereses de deudas (intereses que te cobra el banco al pedir un préstamo, por ejemplo).
    • G24: Otros gastos financieros (liquidaciones de intereses de cuentas corrientes, comisiones de mantenimiento, etc).
    • G25:  IVA soportado del recargo de equivalencia.
    • G26: Otros tributos deducibles (IBI, IVTM, tasas, etc).
    • G27: Dotación de amortización de edificios.
    • G28: Dotación de amortización de instalaciones, mobiliario, enseres y otro inmovilizado material.
    • G29: Dotación de amortización de maquinaria.
    • G30: Dotación de amortización de elementos de transporte.
    • G31: Dotación de amortización de equipos electrónicos e informáticos.
    • G32: Dotación de amortización de útiles y herramientas.
    • G33: Dotación de amortización de ganados y cultivos agrícolas.
    • G34: Pérdidas por insolvencias de deudores.
    • G35: Incentivos al mecenazgo. Convenios de colaboración en actividades de interés general.
    • G36: Incentivos al mecenazgo. Gastos en actividades de interés general.
    • G37: Otros conceptos fiscalmente deducibles (excepto provisiones): cualquier otro gasto que no entre en otra categoría.
  • Gasto deducible: pondremos el importe de la base imponible de la factura. Si es un gasto sin factura (nóminas, seguros sociales, seguros, etc, es la única casilla numérica que rellenaremos (ni base imponible, ni cuota de IVA ni nada, claro).
  • Fecha expedición: fecha que indica la factura recibida.
  • Fecha de operación: normalmente será la misma que la fecha de expedición.
  • Identificación de la factura:
    • Serie-número: indicaremos todo junto, no como en la de facturas emitidas.
    • Número-final: esta casilla es por si estas indicando asiento resumen de facturas (podrás contabilizar en un único apunte la totalidad de las facturas recibidas de un mismo proveedor, dentro del mismo mes, por ejemplo, siempre que la suma total de estas no superen los 6.000€ sin IVA, y que ninguna de las facturas individuales sea superior a 500€ sin IVA).
  • Número de recepción: se le asignará a cada factura o documento probatorio del gasto un número, que será siempre correlativo en fecha y sin saltos.
  • NIF expedidor: 
    • Tipo: según quien sea tu proveedor indicaremos esta codificación (el 01 sería para un DNI-NIE normal, pero no se suele poner):
      • 02: NIF-IVA operador intracomunitario.
      • 03: Pasaporte.
      • 04: Identificación oficial del país del cliente.
      • 05: Certificado de residencia.
      • 06: Otro documento probatorio.
    • Código país: si el proveedor no es español, indicaremos el código del país según esta tabla oficial de Hacienda.
    • Identificación: numeración del NIF, NIE, NIF-IVA, VAT, etc del proveedor.
  • Nombre expedidor: nombre del proveedor u organismo que ocasiona el gasto.
  • Clave de operación: lo dejaremos en blanco (nunca eliminar columnas), esto solo se rellena para contribuyentes que estén en régimen de caja.
  • Total factura: suma de las casillas “base imponible” + “cuota iva soportado” + “cuota req. equivalencia”. Si es un gasto sin IVA como el recibo de autónomo o un seguro, no indicaremos nada aquí.
  • Base imponible: base imponible de la factura a efectos de IVA, recargo de equivalencia y retención de IRPF, en su caso. Si es un gasto sin IVA como el recibo de autónomo o un seguro, no indicaremos nada aquí.
  • Tipo de IVA: indicaremos “0”, “4”, “10” o “21”, según el IVA que lleve la factura. Si es un gasto sin IVA como el recibo de autónomo o un seguro, no indicaremos nada aquí.
  • Cuota IVA soportado: cuota de IVA correspondiente. Si es un gasto sin IVA como el recibo de autónomo o un seguro, no indicaremos nada aquí.
  • Cuota deducible: sabéis que hay ciertos gastos que no podemos deducirlos en IVA al 100% (gastos de casa, vehículos, etc), por lo que aquí indicaremos el importe que sí podremos deducirnos (50%, 30%, etc, según el caso).
  • Tipo de Rec. Equivalencia: indicaremos “0,50”, “1,40” o “5,20” según si la factura lleva IVA al 4%, 10% o 21%. Si la factura no lleva recargo de equivalencia estas columnas las dejarás siempre vacías, nunca las eliminarás.
  • Cuota Rec. Equivalencia:  importe correspondiente al recargo indicado.
  • Pago: estas 4 columnas solo las rellenarán los que estén en criterio de caja.
  • Tipo retención del IRPF: indicaremos si la factura recibida lleva el 7% o el 15% de retención.
  • Importe retención del IRPF: indicaremos el importe correspondiente a la retención aplicada.

A tener en cuenta si estás en régimen de recargo de equivalencia, respecto de las facturas recibidas de tus proveedores, con recargo y como reflejarlas en el libro de compras:

La factura se registrará con un asiento de dos líneas, indicando:

– En la primera línea y con el concepto de gasto al que se refiera la factura (por ejemplo, G01 si corresponde a la compra de existencias), se indica la “Base Imponible” en la columna de “Gasto Deducible” y se deja sin contenido la “Cuota Deducible” por estar acogido al régimen especial de recargo de equivalencia en el IVA, ya que no se hacen declaraciones de IVA y ese importe no se deduce.

– En la segunda línea, dado que el IVA no es deducible, al no hacer modelo 303 pero sí constituye un gasto de la actividad desarrollada en IRPF esas cuotas de IVA, se indicará el concepto G25 y en “Gasto Deducible” la suma de las columnas “Cuota IVA Soportado” y “Cuota Recargo Eq.” de la primera línea.

Por ejemplo, si el contribuyente acogido al régimen especial de recargo de equivalencia en el IVA recibe una factura por 100,00 € de base imponible con un IVA al 21 % ¿Cómo debe registrar el gasto? según la siguiente tabla de ejemplo:

Importante, común a ambos libros:

  1. Nunca eliminaremos columnas, si no las utilizamos, como las del criterio de caja, las dejamos en blanco.
  2. Si tenemos una factura con varios tipos de IVA, o recargo de equivalencia, haremos tantas líneas como tipos de IVA o recargo tenga la factura (sombreado en amarillo en el excel como ejemplo).
  3. Si no tienes gestor, y te llevas tu mismo los impuestos, es importante que uses estos libros para hacer la declaración de la renta, ya que las tipologías de ingresos y gastos son las mismas, y, en caso de inspección de la renta o IVA, serán estos libros los que tendrás que aportar.

LIBRO DE BIENES DE INVERSIÓN

En este libro se registrará la información ampliada, respecto de la que se refleja en el libro de gastos, de las facturas de gastos que contengan elementos de inmovilizado (bienes materiales o inmateriales que se van a utilizar durante cierto tiempo en el negocio, que no sean consumibles. Por ejemplo, ordenadores, mobiliario, vehículos, etc).

Descarga el libro oficial de bienes de inversión admitido por la Agencia Tributaria en caso de inspección.

Te enseño como rellenarlo, columna a columna:

  • Autoliquidación:
    • Ejercicio: pondremos el año con cuatro dígitos.
    • Período: indicaremos 0A, ya que las amortizaciones se imputan de forma anual.
  •  Actividad:
    • Tipo: indicaremos 1 para epígrafes empresariales y 2 para profesionales.
    • Grupo/Epígrafe IAE: indicaremos el epígrafe al que corresponde el bien que estamos anotando.
  • Tipo de bien:
    • 11: Terrenos.
    • 12: Edificaciones y otras construcciones.
    • 21: Maquinaria.
    • 22: Elementos de transporte.
    • 23: Ordenadores y otros equipos informáticos.
    • 24: Mobiliario.
    • 25: Instalaciones
    • 29: Otro inmovilizado material.
    • 31: Patentes y marcas.
    • 32: Derechos de traspaso.
    • 33: Aplicaciones informáticas.
    • 39: Otro inmovilizado intangible.
  • Descripción del bien:
    • Identificador: si es un vehículo, indicaremos la matrícula. Si es un terreno o un local, la referencia catastral.
    • Literal: indicaremos la definición completa del bien (si es un coche, marca, modelo, etc. Si es un local, la dirección exacta, etc. Si es un equipo informático, el número de serie, etc).
  • Fecha inicio utilización: fecha en la cual empezamos a utilizar el elemento (suele coincidir con la fecha de factura normalmente).
  • Valor adquisición:  en términos generales, se indicará el total factura (IVA incluido).
  • Valor amortizable: base imponible de la factura de adquisición del elemento.
  • Método de amortización: Normalmente se suele utilizar el 01. Puedes consultar las tablas oficiales de amortización aquí.
    • 01: Sistema de amortización lineal según tablas.
    • 02: Sistema de amortización según porcentaje constante sobre el valor pendiente de amortización.
    • 03: Sistema de amortización según número dígitos.
    • 04: Planes de amortización.
    • 05: Depreciación efectiva probada fehacientemente.
    • 06: Libertad de Amortización.
    • 07: Amortización Acelerada.
  • Porcentaje de amortización: indicaremos el % correspondiente al bien según tablas oficiales (si seguimos el método 01).
  • Amortización:
    • Acumulada al inicio: si estamos cumplimentando el libro de 2020, por ejemplo, y tenemos elementos que venimos amortizando de años anteriores, indicaremos en esta casilla el importe que ya llevamos amortizado.
    • Cuota resultante: amortización correspondiente al ejercicio del libro.
    • Acumulada al final: suma de la amortización acumulada y la cuota del ejercicio imputada.
    • Pendiente: importe que nos resta por amortizar en años siguientes.
  • Fecha de expedición: fecha de la factura de compra del bien.
  • Identificación de la factura del expedidor:
    • Serie-número: indicaremos el mismo número de factura que registramos en el libro de gastos.
    • Número-final: esta casilla es por si estas indicando asiento resumen de facturas.
  • Número de recepción: se le asignará a cada elemento una numeración, que será siempre correlativa en fecha y sin saltos.
  • Número de recepción final: normalmente indicarás bien por bien, así que esta casilla no la utilizarás.
  • NIF expedidor: 
    • Tipo: según quien sea tu proveedor indicaremos esta codificación (el 01 sería para un DNI-NIE normal, pero no se suele poner):
      • 02: NIF-IVA operador intracomunitario.
      • 03: Pasaporte.
      • 04: Identificación oficial del país del cliente.
      • 05: Certificado de residencia.
      • 06: Otro documento probatorio.
    • Código país: si el proveedor no es español, indicaremos el código del país según esta tabla oficial de Hacienda.
    • Identificación: numeración del NIF, NIE, NIF-IVA, VAT, etc del proveedor.
  • Nombre expedidor: nombre del proveedor titular de la factura del bien de inversión.
  • Año de inicio utilización: rellenar solo en casos de prorrata de IVA.
  • Regularización anual: rellenar solo en casos de prorrata de IVA.
  • Baja del bien:
    • Fecha: fecha en la que dejamos de amortizar el elemento.
    • Causa: motivo por el cual acaba la amortización.
      • 01: Amortización total.
      • 02: Venta o transmisión.
      • 03: Deterioro o destrucción.
      • 04: Retirada del bien por obsolescencia.
      • 05: Pérdida.
      • 06: Robo.
      • 99: Otra causa distinta.
  • Identificación de la factura: lo rellenaremos solo en caso de venta del elemento.
    • Serie: serie de la factura expedida.
    • Número: número de la misma.
    • Número-final: esta casilla es por si estas indicando asiento resumen de facturas.

Como comprobarás, no es tan sencillo llevar la gestión fiscal (y esto es solo para autónomos y solo la parte de los libros contables, si hablamos ya de como presentar un IVA o la renta…), por eso te recomiendo que te plantees seriamente el que sea un profesional como nosotros el que lleve la gestión de tus impuestos, y todo lo que eso conlleva.

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Comentarios (24)

Hola Ana, mi mujer es agente de seguros afecto y realiza la declaración irpf en la modalidad Estimación Directa Simplificada , como factura sin IVA que libros debería llevar?

Ana - Consultoria Blogger

Hola Fernando. Pues los mismos libros, porque, de cara a renta, si que tiene un desglose de ingresos y gastos, por lo que, en caso de inspección, le pedirían los libros de ingresos, gastos y bienes de inversión, a pesar de que no haga IVA, pero es que son dos cuestiones diferentes. Un saludo.

Hola Ana,
Tenemos un negocio de una frutería en actividad de módulos.
Que tipos de libros tenemos que llevar por una posible inspección de hacienda.
Gracias.

Ana - Consultoria Blogger

En tu caso solo tenéis que llevar libro de bienes de inversión, si es que los tenéis, pero nada más.

Buenos días, acabo de descargarme las hojas y podría decirme dónde tendría que poner mis datos de autónomo, nombre, NIF…?
Gracias de antemano
Un Saludo